Wymagane dokumenty

DOKUMENTY
Sporządzenie czynności notarialnej powinno zostać poprzedzone uprzednim kontaktem z notariuszem lub pracownikami Kancelarii. Pozwoli to ustalić jaka czynność ma być dokonana oraz rodzaj dokumentów, które należy przedłożyć w Kancelarii.

Wszelkie dokumenty, potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej, powinny być dostarczone do Kancelarii wcześniej przed umówionym terminem jej dokonania. Powinny być one złożone w oryginale.

Niezbędne jest przedstawienie dowodu osobistego lub paszportu oraz podanie numeru NIP w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą zaś w przypadku osób prawnych numeru KRS.

W zależności od czynności, jaka ma zostać dokonana, powinni Państwo przedłożyć następujące dokumenty – jeżeli czynność notarialna ma za przedmiot:

– nieruchomość gruntową (nieruchomość zabudowaną lub też niezabudowaną):
dokument wskazujący na podstawę nabycia, np. akt notarialny, ostateczny akt własności ziemi, ostateczna decyzja administracyjna w przedmiocie przyznania własności nieruchomości, umowa przekazania gospodarstwa rolnego, prawomocne postanowienie o nabyciu własności nieruchomości przez zasiedzenie bądź prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy też wypis notarialnego poświadczenia dziedziczenia, numer księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów bądź wypis wraz z wyrysem z rejestru gruntów, zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego;

– nieruchomość lokalowa:
dokument wskazujący na podstawę nabycia, tj. akt notarialny lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy też wypis notarialnego poświadczenia dziedziczenia, numer księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów, budynków i lokali;

– spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:
dokument wskazujący na podstawę nabycia, tj. akt notarialny lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku czy też przydział spółdzielni, numer księgi wieczystej, o ile dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu została założona księga wieczysta, stosowne zaświadczenie ze spółdzielni, o przysługującym spółdzielczym prawie do lokalu a także braku zadłużenia;

– składnik majątku nabyty w drodze spadku – ponadto niezbędne będzie:
prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia, zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia;

– składnik majątku nabyty w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności oraz innych podstaw nabycia określonych w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn (od roku 2007) – ponadto niezbędne będzie:
zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

W sytuacji, gdy oświadczenie składane będzie przez pełnomocnika, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa sporządzonego w stosownej formie (w formie aktu notarialnego przy obrocie nieruchomościami oraz innymi prawami, do obrotu którymi zastrzeżona jest forma aktu notarialnego).

Umowy majątkowe małżeńskie – wymagany jest odpis aktu małżeństwa.

Akt poświadczenia dziedziczenia (postępowanie spadkowe, w przypadkach gdy dopuszczalne jest jego przeprowadzenie przed notariuszem na podstawie ustawy prawo o notariacie):
– akt zgonu spadkodawcy,
– akty urodzenia spadkobierców, którzy nie wstępowali w związki małżeńskie,
– akty małżeństwa pozostałych spadkobierców,
– testament spadkodawcy (o ile był sporządzony),
– dokument z numerem PESEL spadkodawcy.

Poniżej przedstawiono przykłady: dokumentów stwierdzających nabycie własności nieruchomości, dokumentów stanowiących podstawę oznaczenia nieruchomości, czy też informacji koniecznych do dokonania czynności notarialnych oraz podano zestaw standardowych dokumentów/informacji koniecznych do sporządzenia konkretnych aktów notarialnych. Celem ustalenia terminu dokonania czynności, jej szczegółów oraz sprawdzenia kompletności i prawidłowości zgromadzonych dokumentów prosimy o kontakt z Kancelarią Notarialną.

Dokumenty stwierdzające nabycie własności nieruchomości/spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
– akt notarialny (umowa sprzedaży, umowa darowizny, zniesienia współwłasności, dział spadku, podział majątku wspólnego itp.). Jeżeli darowizna, czy też nieodpłatne zniesienie współwłasności nastąpiło w 2007 roku lub w latach następnych dodatkowo konieczne będzie: pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego/zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia wydane na podstawie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn;
– akt własności ziemi, umowa przeniesienia własności i posiadania gospodarstwa rolnego. Jeżeli w tych dokumentach jako nabywcę wymieniono tylko jednego z małżonków to dodatkowo należy przedłożyć odpis skrócony aktu małżeństwa;
– odpis prawomocnego postanowienia Sądu Rejonowego o stwierdzeniu nabycia spadku/wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Dodatkowo należy przedłożyć pisemną zgodę naczelnika urzędu skarbowego/zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego wydane na podstawie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn – bez względu na datę nabycia;
– odpis prawomocnego postanowienia Sądu Rejonowego o stwierdzeniu nabycia prawa własności przez zasiedzenie. Dodatkowo należy przedłożyć pisemną zgodę naczelnika urzędu skarbowego/zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego wydane na podstawie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn – bez względu na datę nabycia;
– przydział lokalu. Jeżeli w tym dokumencie wymieniono tylko jednego z małżonków to dodatkowo należy przedłożyć odpis skrócony aktu małżeństwa;
Dokumenty stanowiące podstawę oznaczenia nieruchomości/spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
– wyrys z mapy ewidencyjnej, wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków, wypis z rejestru lokali (Urząd Miasta/Starostwo Powiatowe), zaopatrzone w klauzulę właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że przeznaczone są do dokonywania wpisów w księgach wieczystych;
– wyjaśnienie geodezyjne zmian: (położenia, powierzchni, oznaczenia nieruchomości) w przypadku gdy istnieje rozbieżność pomiędzy treścią wypisu z rejestru gruntów a dokumentem stwierdzającym nabycie własności;
– zaświadczenie zarządu spółdzielni mieszkaniowej o powierzchni i położeniu lokalu wraz z oznaczeniem nieruchomości, z którą lokal jest związany;
– ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości wraz wykazem zmian ewidencyjnych i projektem podziału zaopatrzone w klauzulę właściwego organu stwierdzającą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych;
Inne dokumenty:
– zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (Urząd Miasta/Gminy);
– zaświadczenie zarządu spółdzielni mieszkaniowej/zarządcy nieruchomości o niezaleganiu w opłatach za lokal;
– zaświadczenie zarządu spółdzielni mieszkaniowej o istnieniu/braku księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
– pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego/zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia (art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn);
– umowa kredytu (do wglądu), oświadczenie Banku i oświadczenie nabywców o ustanowieniu hipoteki, jeżeli było składane (art. 95 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe);
Informacje:
– numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona;
– dotyczące stron: tożsamość (imiona i nazwiska, imiona rodziców, adres miejsca zamieszkania i adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż miejsce zamieszkania, numer PESEL, numer dokumentu tożsamości), stan cywilny (żonaty, mężatka, rozwiedziony, wdowiec, kawaler, panna), numery NIP (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i osób prawnych), numer KRS, numer REGON (osoby prawne), numer kontaktowy;
– dotyczące umowy: wartość przedmiotu umowy, sposób i termin zapłaty ceny/spłaty/dopłaty oraz wydania nieruchomości;
– informacja, czy nieruchomość posiada dostęp do drogi publicznej;
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia aktu notarialnego obejmującego zbycie (sprzedaż, darowizna, inne umowy) nieruchomości, dla której nie jest prowadzona księga wieczysta:
– dokumenty stwierdzające nabycie własności nieruchomości opisane w pkt 1;
– wyrys z mapy ewidencyjnej, wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków (Urząd Miasta/Starostwo Powiatowe) zaopatrzone w klauzulę właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że przeznaczone są do dokonywania wpisów w księgach wieczystych;
– wyjaśnienie geodezyjne zmian: (położenia, powierzchni, oznaczenia nieruchomości) w przypadku gdy istnieje rozbieżność pomiędzy treścią wypisu z rejestru gruntów a dokumentem stwierdzającym nabycie własności;
– zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (Urząd Miasta/Gminy);
– informacje określone w pkt 4 ;
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia aktu notarialnego obejmującego zbycie (sprzedaż, darowizna, inne umowy) nieruchomości gruntowej, dla której jest prowadzona księga wieczysta:
– numer księgi wieczystej;
– dokumenty stwierdzające nabycie własności nieruchomości opisane w pkt 1 ;
– wypis z rejestru gruntów i wypis z rejestru budynków (Urząd Miasta/Starostwo Powiatowe) zaopatrzone w klauzulę właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że przeznaczone są do dokonywania wpisów w księgach wieczystych;
– zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (Urząd Miasta/Gminy);
– informacje określone w pkt 4 ;
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia aktu notarialnego obejmującego zbycie (sprzedaż, darowizna, inne umowy) lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość:
– numer księgi wieczystej;
– dokumenty stwierdzające nabycie własności nieruchomości opisane w pkt 1 ;
– wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków i wypis z rejestru lokali (Urząd Miasta/Starostwo Powiatowe) zaopatrzone w klauzulę właściwego organu prowadzącego ewidencję gruntów i budynków stwierdzającą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych;
– zaświadczenie zarządcy nieruchomości o niezaleganiu w opłatach za lokal;
– informacje określone w pkt 4 ;
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia aktu notarialnego obejmującego zbycie (sprzedaż, darowizna, inne umowy) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
– dokumenty stwierdzające nabycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu opisane w pkt 1 ;
– zaświadczenie zarządu spółdzielni mieszkaniowej o powierzchni i położeniu lokalu wraz z oznaczeniem nieruchomości, z którą lokal jest związany;
– zaświadczenie zarządu spółdzielni mieszkaniowej o istnieniu/braku księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
– zaświadczenie zarządu spółdzielni mieszkaniowej o niezaleganiu w opłatach za lokal;
– informacje określone w pkt 4 ;
Podstawowe dokumenty wymagane do wpisu hipoteki:
– umowa kredytu (do wglądu), oświadczenie Banku i oświadczenie nabywców o ustanowieniu hipoteki, jeżeli było składane (art. 95 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe), ewentualnie umowa pożyczki;
Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
– odpis skrócony aktu zgonu i PESEL zmarłego;
– testament, jeżeli był sporządzony;
– odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, którzy w wyniku zawarcia związku małżeńskiego zmienili nazwisko;
– odpisy skrócone aktów urodzenia pozostałych spadkobierców;
– numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości (spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu) wchodzącej w skład spadku;